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Graiman potencia su futuro con Microsoft 365

Graiman, es parte del Grupo Industrial Graiman, que agrupa a 12 empresas en los segmentos de manufactura, industria, comercio y de servicios. La habilitación tecnológica sigue la línea estratégica bajo un modelo de gobierno de tecnología alineado a la visión del grupo.

Uno de  los primeros saltos hacia la propuesta de innovación fue invertir y migrar el sistema central con  una nube administrada, mejorar las plataformas de conectividad y  seguridad y actualizar los sistemas de colaboración y productividad. Andrés Vinueza, Gerente Corporativo de Proyectos y Tecnología de Grupo Industrial Graiman, indicó que dieron un gran salto, “Antes teníamos versiones antiguas con recursos dedicados a administrar el servidor de correo interno con Microsoft Exchange, Skype for Business y servidores de archivos y no había nada parecido a Teams”. “Con los cambios, IT tiene la posibilidad de destinar más tiempo para agregar valor al negocio”, dijo.

Bajo el concepto de movilidad y nube, desde hace tres años, cambiaron progresivamente hacia Microsoft 365 mejorando la productividad con las aplicaciones de Office 365 aprovechando y potenciando las herramientas de SharePoint, Yammer, Planner, Microsoft Forms, Power Apps y Power Automate.

Además, con el potencial de Power Automate con Sharepoint desarrollaron una solución interna para el manejo de facturas de todo el grupo. A través del uso de formularios se envía los datos necesarios y el registro efectivo de cada factura. También, han desarrollado para la fuerza de ventas chatbots,  con Azure y Teams, que gestiona información como disponibilidad de productos, precios e información de recursos humanos para los colaboradores del grupo. Adicionalmente, aprovecharon la integración de procesos y generación de Apps a través de PowerApps para la consulta de stock en tiempo real por medio del escaneo de código QR y etiquetado en todos los productos de Graiman localizados en sus diferentes tiendas, conectado a su ERP.

Para Vinueza, la migración de archivos con SharePoint, tuvo mayores desafíos debido a la gran cantidad de información generada y almacenada durante más de 20 años de la organización, la misma que estaba alojada en un servidor de datos, sin embargo, dijo se logró gestionar bien y a tiempo gracias a su aliado estratégico Cloud360.

Soluciones utilizadas durante la pandemia

Durante la pandemia, el uso de las herramientas de productividad empresarial implementadas y utilizadas previamente,  permitió a la organización  generar estrategias apalancadas en el potencial de cada herramienta de la suite de Microsoft. Por ejemplo, desarrollaron talleres de capacitación diarios de hasta 150 personas como parte de la estrategia de mercadeo para hablar de gestión y  portafolio de productos. Se agilizó la adopción del teletrabajo e hicieron uso de Microsoft Bookings para programación y agendamiento de citas con diseñadores y vendedores en tienda sin romper el aforo permitido. Además, a SharePoint se incorporó un sistema de tiempos que permite a Recursos Humanos, realizar el seguimiento de tiempo y actividades que realiza un colaborador.

Cloud360, el aliado estratégico

Andrés Vinueza, Gerente Corporativo de Proyectos y Tecnología de Grupo Industrial Graiman, menciona que al iniciar el proyecto buscaban un partner externo que administre la plataforma bajo una relación a largo plazo y cambiar el modelo de un gran Capex a un servicio administrado. Con Cloud360 establecieron esa sinergia y es el aliado estratégico en la migración e implementación de Microsoft 365, en la administración y entrega de soporte.

“Lo importante en la elección de Cloud360 fue que establecimos  una relación a largo plazo que crece con nosotros,  y  no nos equivocamos porque ha funcionado muy bien”

Mejora y optimización de procesos

En un trabajo colaborativo entre el departamento de tecnología, los usuarios de las distintas áreas de Graiman y el soporte de un proveedor tecnológico externo como Cloud360 permitió identificar los cuellos de botella en los distintos procesos y definir una solución. Ítalo Pérez, Jefe de Trade Marketing-Mercadeo de Graiman señala que mejoraron los procesos logísticos de entrega de muestras gracias a la implementación de Power Automate y la creación de un formulario de requerimientos y solicitudes. “Con esta solución se agilizaron los procesos y  mejoraron los tiempos de respuesta hacia nuestros clientes internos que necesitaban las muestras de productos”, indicó.

Ítalo Pérez, Jefe de Trade Marketing-Mercadeo

“Tuvimos una sinergia interesante con el área de tecnología y Cloud 360 y hemos visto que Microsoft 365 tiene un sinnúmero de aplicaciones para facilitar nuestra gestión: optimiza procesos, mejora los tiempos de ejecución y minimiza los tiempos operativos”

Preparados para el futuro

Hasta el momento, hemos roto el mito sobre la nube y estamos listos para embarcarnos en proyectos que agreguen valor al negocio, indica el ejecutivo. “Tenemos proyectos para la habilitación digital y finalmente la transformación digital en un programa que lo denominamos GIG 4.0 o Grupo Industrial Graiman 4.0 donde a futuro prevemos gestionar en servicios de nube toda la transaccionalidad de las empresas, la planificación de almacenamiento, cadena de suministro, sistemas de administración de almacenes y bodegas y en la planta incorporar IoT para la generación de reportes automatizados”.

Cloud360 debido a su crecimiento, posicionamiento y especialización de soluciones en el mercado hoy en día se transforma en Grupo360 conformada por un amplio grupo de especialistas innovadores dedicados a brindar soluciones de negocio apoyados en la transformación digital, conformada por Cloud360, Data360 y Social360

Articulo tomado de Revista ItAhora :

https://customers.microsoft.com/es-es/story/732193-farmaenlace-pharma-office365-microsoft-teams-flow-powerapps-es-ecuador

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Farmaenlace a la nube con Office 365

FARMAENLACE CÍA. LTDA. es una empresa que se dedica a la distribución de productos farmacéuticos mediante las cadenas de farmacias Medicity, Económicas y Punto Natural, a nivel nacional en el Ecuador, quienes tras adquirir un paquete de licenciamiento de Office 365, no estaban sacando el 100% de provecho a las herramientas disponibles en Microsoft Office 365. Después de un proyecto de adopción y gestion de cambio , optimizaron varios de sus procesos e incrementaron el uso de la herramienta a nivel administrativo.

Farmaenlace es una empresa que se dedica a la distribución de medicamentos mediante las farmacias: Económicas, Medicity, y Punto Natural ubicadas en todo Ecuador. Su Matriz cuenta con más de 300 colaboradores, y en sus puntos de venta, emplea más de 2.800 trabajadores.

En una entrevista a un colaborador de Farmaenlace, se nos expresó que, aunque Farmaenlace se caracteriza por ser una empresa a la vanguardia tecnológica y que se preocupa por automatizar los procesos, aún contaban con ciertas oportunidades de mejora en cuanto a algunos procesos de apoyo manuales hechos en hojas y formatos impresos. La comunicación la manejaban por correo electrónico y la colaboración en documentación en línea, prácticamente, no existía.

Adopción Office 365

La implementación de Office 365 se llevó a cabo en los primeros meses de 2018. Esta fue la primera experiencia diferenciada de Farmaenlace con los aplicativos de Office 365 ya que, aunque tenían algunos años con el licenciamiento de Microsoft aún no estaban familiarizados con las soluciones de la plataforma, ni las estaban explotando como podrían hacerlo. En Farmaenlace sabían que había muchos recursos en Office 365 que podrían ayudarlos a ser más productivos, pero no los utilizaban al 100%. El emprendimiento empezó por iniciativa del actual Vicepresidente Ejecutivo de Farmaenlace para ponerlos en la vanguardia de la tecnología y hacer un uso inteligente de las soluciones que habían adquirido. 

Cuando dieron inicio a este proyecto de transformación digital en febrero de 2018, se definieron tres objetivos para la adopción: 

  • Mejorar la colaboración y la comunicación interna de la organización;
  • Mantener protegidos los datos de la empresa;
  • Optimizar la asignación de licenciamiento de acuerdo al perfil de cada usuario. 

Pero antes de arrancar el proceso, el equipo de Cloud 360 propuso a Farmaenlace realizar una evaluación de los usuarios para saber cómo utilizaban las aplicaciones de Office 365 y cómo podrían sacar mejor provecho de ellas y mostrarles los miles de posibilidades que les brinda este paquete de soluciones Microsoft. En esta etapa también identificaron un inconveniente con el ancho de banda y todo lo que tenía que ver con seguridad en cuanto a Office 365, para que de esta manera pudiesen estructurar los próximos pasos de este proceso. De acuerdo con Christian Abata, Consultor de Tecnologías para Cloud 360, “cuando empezamos la adopción, el nivel de seguridad de Office 365 en Farmaenlace era bajo, apenas en 71 puntos; en agosto de 2018, su puntuación ya estaba en 217. Esto lo logramos por medio de capacitaciones con el equipo de redes, seguridad de la información y soporte técnico, habilitando junto a ellos los features necesarios para que de esta manera la seguridad creciera y fueran capaces de lidiar con cualquier problema puntual sin el soporte del partner”.

El cronograma establecido fue muy objetivo y seguido minuciosamente durante los seis meses que duró el proceso. Para Farmaenlace, “cuando se dio inicio al proyecto de adopción de Office 365, nos reunimos y empezamos a discutir el proceso, y nos vimos delante de una gran oportunidad para mejorar los temas de licenciamiento, las problemáticas de internet y también nuestros problemas técnicos relacionados con dispositivos y máquinas. Se pudo dar un gran paso como organización”. Para el mes de febrero se planteó identificar los inconvenientes técnicos y conocer el estado de la red. De acuerdo con Christian, la idea de esta fase era “darle al usuario la perspectiva de que está trabajando con una herramienta que de verdad funciona, y funciona bien”. Para marzo y abril, el enfoque estaba en reestructurar el licenciamiento para que las licencias fueran adecuadas para las necesidades de cada usuario. Ahí también actualizaron las computadoras que llevaban Windows 7 y versiones anteriores de Office.  Con las licencias reestructuradas se pudo, finalmente, entre junio y agosto, dar capacitaciones, realizando cerca de 20 talleres durante dos meses, y realizar pequeños proyectos para concluir el proceso de adopción y empoderar a los usuarios con las soluciones que trae Office 365. 

Las dinámicas implementadas en la última etapa de la adopción fueron cruciales para generar en los usuarios curiosidad acerca de las herramientas de Office 365. Por medio de una plataforma que nombraron “Tips”, todos los jueves la compañía enviaba un consejo sobre una de las aplicaciones de la herramienta y luego después, realizaron un concurso para evaluar el conocimiento que el usuario tenía de lo que se estaba implementando, esto hizo que la adopción se volviera más atractiva del punto de vista del usuario.

Para Farmaenlace,

“esta adopción ha representado para nosotros un avance. La gente está más interesada en autocapacitarse, buscan en internet y descubren miles de tutoriales de cómo hacer las cosas”

Farmaenlace a la nube

La adopción en Farmaenlace les brindó muchas posibilidades para recrear y optimizar algunos procesos de apoyo. El sistema de reserva de salas, que antes lo hacían con una solución desarrollada internamente, fue trasladado a Office 365 por medio de Outlook, dándoles mucho más visibilidad y claridad al proceso. Christian señala que “la expectativa de los usuarios era muy alta y se logró cumplirla, dejándolos muy satisfechos con el resultado de la migración de la reserva de salas a Outlook, debido a la agilidad de la herramienta”.

Con la capacitación para OneDrive, la mayoría de los archivos fueron movidos para la nube, haciendo de Farmaenlace una compañía más segura y más responsable con la protección de los datos que maneja.

Con Flow, la compañía optimizó varios procedimientos, entre ellos: 

  • Mensajería Interna, para el cual también utilizan a Planner y SharePoint; 
  • Solicitud de anticipos para gastos de viajes y pago de proveedores, cuyas solicitudes con la implementación de los formularios incluso aumentó, dado a que el proceso requiere muchas aprobaciones y todo se volvió más rápido con las soluciones en la nube que permite a los Gerentes realizar las aprobaciones desde sus teléfonos móviles desde cualquier lugar. 

Todos esos eran procedimientos que eran hechos de manera manual, como formularios firmados, hojas de papel que corrían el riesgo de ser dañadas, perdidas, etc. Y todo fue fácilmente arreglado con el uso de Teams como hub de comunicación y Flow como solución para los retos. 

Adicionalmente a estas soluciones, también desarrollaron tres aplicaciones en Flow, una para los procedimientos de Reporte de Siniestros, otra para requerimientos Mentacateting (que es el catering con el que trabaja Farmaenlace para todo el tema de alimentos y almuerzos), Regularización de Almuerzos, y una más para el Formulario de Extras, que en especial les encantó a los usuarios. Esta última solución fue desarrollada para arreglar problemáticas que enfrentaban en su comedor. Ahí contaban con un procedimiento que dependía de muchos factores para funcionar, se hacía todo manualmente y después pasaban la información a Excel, pero al trasladar el proceso a Office 365 obtuvieron acceso desde su teléfono móvil o por las tabletas instaladas en el espacio, así se volvió mucho más sencillo registrar los alimentos extras que están disponibles en el comedor, sin grandes preocupaciones sobre si el valor o los datos del colaborador se había escrito correctamente, contando con todo el proceso de registro automáticamente en un formulario de Forms dentro de una aplicación web hospedada en Azure, que también utiliza a SQL para el almacenamiento de los formularios generados. 

Los resultados y el porvenir

Office 365 es un mundo aparte y cada compañía hace los usos que más se adecuan a sus realidades, en Farmaenlace este proceso de adopción representó un gran cambio en lo que era la plataforma para la empresa, aumentando los niveles de productividad, seguridad y optimizando procesos. 

El uso de OneDrive creció un 90,99% al final de la implementación. Con la adopción, la compañía logró que la gente pasara a visualizar y editar archivos en SharePoint, aplicación que creció un 74.83%, ya que antes solamente la utilizaban para guardarlos. Skype les permitió hacer capacitaciones a distancia, ya que manejan una red de farmacias por todo el país y que tuvo un crecimiento de 72,72%. 

Con Outlook, que es una de las herramientas más difundidas en la organización, el trabajo de adopción hizo cambiar la cultura de la empresa, ya que el porcentaje de correos recibidos era más alto de la que de los correos leídos. Con un aumento de 86.77%, ahora el porcentaje de correos recibidos y leídos es igual, gracias a la importancia que se dio a todos los temas de colaboración durante la adopción. Christian señala que

“en Ecuador, no hay una compañía que está haciendo uso de las herramientas de Office 365 como ellos lo están haciendo”.

Esta transformación digital que sacó a Farmaenlace de algunos de sus procedimientos manuales les abrió muchas posibilidades para el futuro. De acuerdo las entrevistas realizadas al personal de Farmaenlace, .

“esta implementación es exitosa porque nos ayudó con algunas oportunidades de mejora. Nos trajo alternativas para los trabajos operativos, trabajos manuales, nos optimizó procedimientos que llevaban uno o dos días para convertirse en procesos que ahora se hacen automáticamente, permitiéndonos destinar estos recursos para otras actividades más estratégicas para la compañía. Todo esto al costo de las licencias necesarias para cada solución, lo que no sería posible si tuviéramos que desarrollar cada una de las soluciones que Office 365 nos brinda”

Articulo tomado de casos de Exitos de Microsoft :

https://customers.microsoft.com/es-es/story/732193-farmaenlace-pharma-office365-microsoft-teams-flow-powerapps-es-ecuador

 

AdminFarmaenlace a la nube con Office 365
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Protección de datos Ecuador

Cena de Negocios

Check Point y Cloud 360
tienen el gusto de invitarlo a una cena de negocios, donde conocerá más acerca de
Cloud Guard, seguridad para entornos de nubes públicas y Sandblast Mobile, seguridad ante amenazas avanzadas para dispositivos móviles. Contaremos con la presencia de expertos de Check Point en Seguridad Informática, quienes nos presentaran herramientas diseñadas para proteger el activo mas valioso de toda organización, la información. No te pierdas la oportunidad de compartir con expertos en este evento anual, la entrada es totalmente gratuita! Si quieren participar deben registrarse en este evento, hazlo pronto los cupos son limitados. No te quedes fuera.

AdminProtección de datos Ecuador
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Cómo asegurar tu Office365 y Azure?


Moverse a la nube empieza a ser una prioridad para las empresas de todo el mundo. Independientemente del tamaño de éstas, muchas se han empezado a subir servicios hacia la nube. La seguridad es uno de los elementos esenciales para que ese movimiento hacia la nube se realice de forma exitosa. Proteger estos entornos debe de ser un elemento clave en la estrategia de cualquier organización. Esto es algo que no sólo afecta a las nubes públicas sino también a otros entornos como Office 365, la suite de productividad más demandada del mercado y a la que conviene complementarla con soluciones adicionales de seguridad ya sean propias de Microsoft o con herramientas de terceros.

La adopción de la nube sigue creciendo vertiginosamente, pero también han aumentado los ataques dirigidos contra los servicios que se ofrecen en ella. Además, los enfoques tradicionales en materia de seguridad no se adaptan a la naturaleza dinámica de la nube, lo cual deja a las empresas a merced de una nueva serie de amenazas. CloudGuard™ de Check Point©, que funciona con la arquitectura Infinity, es un paquete integral de productos que ofrece medidas proactivas de protección para datos, cargas de trabajo, redes y aplicaciones en la nube.

La cartera integral de productos se integra perfectamente con la mayor cantidad de infraestructuras y aplicaciones en la nube para mantener sus servicios en la nube protegidos de manera sencilla e instantánea incluso contra los ciberataques más sofisticados de 5.ª generación (Gen V). CloudGuard es compatible con un modelo de implementación ágil y con un solo clic, en línea con la naturaleza dinámica de los servicios en la nube, que facilita la expansión de estos servicios.


El jueves 15 de noviembre de 2018, Cloud360 en conjunto con sus Socios estratégicos Check Point y Westcon tuvimos la oportunidad de conversar acerca de la seguridad en nube, sobre todo para Azure y Office365 con nuestros clientes donde pudieron revisar nuestras soluciones, las mismas que pretenden que el cliente tome conciencia de que esta en la nube tiene sus ventajas enormes pero que deben controlar la seguridad de sus aplicaciones y servicios, independientemente con la que ellos trabajen

CloudGuard SaaS de Check Point

Los servicios en la nube optimizan las operaciones comerciales, pero son atacados diariamente. CloudGuard SaaS de Check Point es la única solución de seguridad que evita ataques en aplicaciones SaaS.

Que puedes hacer con nuestras soluciones?

Protección contra amenazas de día cero

Evite que las amenazas ingresen a las aplicaciones SaaS, y bloquee correos de phishing para Office365 y Gmail

Protección de identidad

Bloquee el acceso de usuarios no autorizados y de dispositivos que se han visto comprometidos con la tecnología ID-Guard™

Protección de datos

Bloquee el intercambio de datos sensibles como correos electrónicos y archivos, y detecte y controle la TI invisible dentro de la organización

Impida la toma de control de las cuentas de SaaS de los empleados

Elimine la mayor amenaza para el uso de aplicaciones SaaS.

  • El 89 % de las brechas de SaaS son causadas por la piratería
  • El 50 % de las brechas son a través de la toma de control de las cuentas

CloudGuard SaaS utiliza una tecnología única de ID-GuardTM para identificar el acceso de usuarios ilegítimos y evitar que los usuarios no autorizados accedan a su aplicación SaaS, en dispositivos móviles y PC.

Si deseas mas información no dudes en contactamos servicio.cliente@cloud360.com.ec

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Windows Server 2016: la solución correcta para impulsar su empresa

La mayoría de las empresas aspiran a una infraestructura híbrida, con un promedio ponderado de 64 % privado y 36 % público.  Estas preparado para dar el paso?

Si deseas tener más información por favor escríbenos…

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